個人情報保護方針・
個人情報の取扱いについて

個人情報保護方針

弊社の個人情報保護方針です。

株式会社湘建(以下「当社」という。)は、事業として主に不動産の販売、居住用不動産の販売、仲介、賃貸管理等を行っており、有益で魅力的な価値あるサービスを提供したいと考えています。

そのため、個人情報の保護を事業運営上の重要事項と位置づけ、役員及び全従業員が、常日頃からその責任を認識し、個人情報の保護に努めます。

また、個人情報の保護に関する法令および社内規定を遵守するとともに、個人情報を含む機密情報を守り、その信頼に応えるため、次のとおり個人情報の適切な管理に努めてまいります。

1.当社は、事業目的の範囲内で利用目的を明確にして個人情報を、収集、利用、提供することとし、適法かつ公正な手段で事業目的を達成する範囲内で使用いたします。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。

2.当社は、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3.当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい、滅失又は毀損等のリスクに対して技術面および組織面において合理的な安全対策、予防措置および是正措置を講じます。

4.当社は、個人情報の取り扱いに関する質問、苦情等を受け付ける窓口を次のとおりに設置しております。質問、苦情等があった場合には、誠実かつ迅速な対応、措置に努めます。

個人情報に関する苦情、相談及び開示については、下記の通りです。

   株式会社湘建 お客様相談窓口 個人情報保護管理者 宛
   電話番号:045-227-8450  FAX:045-227-8451
   ホームページ: http://shoken-yokohama.co.jp/
   E-mail: info@shoken-yokohama.co.jp
   住所:〒220-0012
      神奈川県横浜市西区みなとみらい3丁目6番1号
      みなとみらいセンタ-ビル19階


5.当社は、個人情報保護マネジメントシステムの見直し、また個人情報保護に関する社内諸規定等を必要に応じて見直しを行い、その継続的改善に努めます。

6.当社が、お客様等の個人情報をお伺いする場合は、次の事項のとおりです。
(1) 当社にお問い合わせを頂いた場合
(2) その他、当社の業務遂行に必要な場合
 なお、当社は、契約者との契約終了後も、その利用目的の範囲内で個人情報を利用する場合があります。

7.当社は、サ-ビスを提供するために、業務委託先にお客様の個人情報の業務を委託する場合があります。
その際にも、お客様等の個人情報の流出や不正アクセスが発生しないよう業務委託先に対する管理を徹底させます。

8.当社は、お客様等の同意がない限り、業務委託先以外の第三者に開示することはいたしません。

9.当社は、業務に従事するすべての者に対し、個人情報保護に関する教育および啓蒙活動を実施するとともに、個人情報を取り扱う部ごとに管理責任者を置き適切な管理に努めます。

制定日:平成27年12月1日
改訂日:平成28年1月1日

株式会社湘建
代表取締役社長 松尾 健太郎

個人情報の取扱いについて

弊社の個人情報の取扱いについて説明します。

1.全ての個人情報の利用目的
当社にご提供頂いた個人情報は、下記の利用目的で利用させて頂きます。下記以外の目的で個人情報を利用することは致しません。

1) お客様に関する個人情報(保有個人データ)
 ①不動産の販売、居住用不動産の販売、仲介、賃貸管理、ライフプランコンサルティング等を実施し適切に管理するため
 ②セミナー、イベントのご案内送付
 ③お問合せまたはご依頼等への対応
 ④契約の履行
 ⑤業務上の打合せ、連絡
 ⑥当社施設の入退管理

2) 採用応募者及び従業者に関する個人情報
 ①連絡、情報のご提供および採用選考
 ②当社における採用業務管理
 ③従業者の雇用管理

3) 当社の受託業務に伴い、委託元から提供された個人情報
 ①受託契約内容に従って適切に業務を遂行するため

<電話による録音について>
  お電話でのお問い合わせの際、通話内容を録音させていただきます。
  録音された情報は、お問い合わせ内容について適切な対応を行うために利用させていただきます。

<カメラによる録画について>
  来館の際、受付を監視カメラで録画させていただきます。
  録画された情報は、防犯のため利用させていただきます。
2.公表事項
1) 事業者の名称及び住所並びに代表者の氏名
 株式会社湘建
神奈川県横浜市西区みなとみらい三丁目6番1号 みなとみらいセンタ-ビル19階
代表取締役社長 松尾 健太郎

2) 個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
 広報戦略室 室長
 (連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」)

3) 保有個人データ利用目的
「1.個人情報の利用目的」同等とします。

4) 苦情、相談窓口
 個人情報に関する苦情、相談については、下記の通りです。

 株式会社湘建 お客様相談窓口 個人情報保護管理者 宛
 電話番号:045-227-8450  FAX:045-227-8451
 ホームページ: http://shoken-yokohama.co.jp/
 Eーmail: info@shoken-yokohama.co.jp
 住所:〒220-0012
 神奈川県横浜市西区みなとみらい3丁目6番1号
 みなとみらいセンタービル19階

5) 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています
 認定個人情報保護団体事務局
 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
 電話番号:03-5860-7565 , 0120-700-779
3.開示等の請求手続
1) 開示等の請求等の申し出先
 ・「個人情報苦情及び相談窓口」(末尾に記載)

2) 開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式
下記を当社「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。
なお郵便又は宅配便以外の手段(直接のご来社、電子メール、FAXなど)での開示等の請求等は受け付けておりません。

a) 当社指定の「開示等の請求等申請書」
お手元にない場合は、ご連絡ください。こちらからお送りいたします。

b) 本人確認書類
 1) ご本人によるお申し込みの場合
 ・本人の公的証明書(写し)

 2) 代理人によるお申し込みの場合
 下記の書類のうち該当するもののすべて。

  ①代理権確認書類
   i. 法定代理人
     戸籍謄本その他その資格を証明する書類

   ii. 任意代理人(以下のすべて)
     ・当社指定の委任状(当社指定の委任状がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。)
     ※印鑑登録された本人の印鑑の押印がされたもの。
     ・本人の印鑑登録証証明書

  ①代理人の身元確認書類
     ・代理人の公的証明書(写し)

  ①本人の身元確認書類
     ・本人の公的証明書(写し)

 ※公的証明書
 以下、アまたはイを言う。
 ア 以下のいずれかをひとつ
 運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード(氏名と写真の表示がある面のみ)、在留カード、特別永住者証明書

 イ 以下の書類をふたつ以上
 公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみ、開示等の請求等をお願いいたします。

・当個人情報は、本人からの開示等の請求等に応じるために利用いたします。

・本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。

・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。

・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。

・その他、当社の個人情報の取扱いについては以下の当社のホームページをご覧下さい。
  https://shoken-yokohama.co.jp/privacy/#page2

C) 手数料
 「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として1,000円いただきます。1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。
 上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の請求等がなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。
4.個人情報の提供
当社は、以下の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示又は提供しません。

1) お客様の同意がある場合

2) 法令に基づく場合

3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、本人の同意を取ることが困難であるとき

4) 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託する場合

5) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

6) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5.個人情報の委託
当社は、委託先について選定評価を行い、契約書の締結等適切な監督を行います。
6.個人情報の提供に関する任意性について
お客様が当社へ個人情報を提供するか、否かは任意です。ただし、提供いただけない場合、不都合が生じる場合があります。
7.保有個人データの安全管理のために講じた措置
(基本方針の策定)
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。

(個人データの取扱いに係る規律の整備)
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しております。

(組織的安全管理措置)
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しております。

(人的安全管理措置)
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
個人データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。

(物理的安全管理措置)
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しております。

(技術的安全管理措置)
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しております。

(外的環境の把握)
個人データの取扱いについては外国にある第三者には提供しておりません。

※注意事項
・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。

・必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。

・個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。

・内容により、お時間をいただく場合がございます。

・開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。

・「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。

※「保有個人データ」とは、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。詳しくは、「個人情報苦情及びご相談窓口」までご連絡ください。

以上